מסמר הערב בכל אירוע והדבר שזכור לכולנו הכי הרבה, אם נודה באמת בינינו לבין עצמנו – הלא הוא האוכל. עליו נקבל הכי הרבה תלונות אם הוא אינו טעים וכך נקבל תלונות רבות על האירוע – אך עליו גם נקבל שלל מחמאות אם בחרנו היטב, וכך גם נקבל מחמאות רבות על האירוע כולו.
על מנת לדעת כיצד לבחור חברת קייטרינג טובה ואיכותית לאירוע, ישנם פרמטרים רבים שראוי וכדאי לקחת בחשבון. היות שהמידע רב ומבלבל, נגיש לכם הכל בנקודות של "כדאי" למול "לא כדאי".
כדאי…
- לחשב כמויות כראוי – כאשר אתם סוגרים הסכם עם חברת הקייטרינג, תצטרכו לסכם על מספר המנות – כלומר, מספר המנות כמספר האנשים שבוודאות מגיעים לאירוע.
- לשאול על מנות ספייר – בדרך כלל מדובר ב-10 עד 15 מנות, כאשר אם אין בהן צורך – לא תשלמו עליהן. אם מספר המנות העודפות נשמע נמוך מידי, בקשו חמש נוספות.
- להתחשב בתזונת האורחים – בקשו מהאורחים להודיע על בקשות מיוחדות לאוכל – אלרגיות, צמחונות או טבעונות, שומרי כשר וכו'. כך תוכלו להחליט איזה מזון יוגש בדוכני הפתיחה, למשל.
- להתאים את המלצרים לאירוע – מגיל המלצרים ועד השפה בה הם מדברים, כדאי לבחור את המלצרים המתאימים עבורכם ועבור האירוע שלכם. כאשר אתם בוחרים חברת קייטרינג, שימו לב להתנהגות ולאווירה שהמלצרים משרים, וכן בדקו את יחס המנהל אליהם.
- לשאול שאלות – תשאלו את כל מה שתרצו לדעת, על מנת לחסוך אי הבנות וכן על מנת לתאם ציפיות מראש – על טריות האוכל ועל מה גורלן של השאריות בסוף האירוע וכו'.
- לשחרר! זה האירוע שלכם וזה הזמן ליהנות ולתת לבעלי המקצוע לבצע את עבודתם.
לא כדאי…
- להניח ש"הכל כלול" – המחיר הוא לא רק פר מנה. אומנם כמות המנות שתזמינו אכן משפיעה על המחיר, אך ישנם גורמים אחרים המשפיעים עליו: שירות המלצרים, בר המשקאות החריפים ועוד. כאשר שואלים על המחיר, כדאי לשאול מה הוא כולל בתוכו.
- לבחור רק לפי המחיר הזול ביותר – להקים אירוע אינו דבר זול, זה נכון. אך הדבר שהכי לא כדאי להתפשר בו – הוא האוכל. לרוב, מחיר זול מאוד מעיד על איכות אוכל ושירות נמוכה. אך אם אתם רואים כי האוכל טעים והמלצרים והטבחים מקצועיים – ייתכן שנפלתם על מציאה.
- לוותר על מלצרים – יחס של מלצר אחד על עשרה אורחים הוא אידאלי, כאשר המקסימום הוא מלצר אחד ל-15 אנשים. כך יהיה זמן למלצרים לשרת את כולם, ללא רבב וללא עיכובים. כאשר מדובר בבופה – ההמלצה היא מלצר אחד על 20 אורחים.
- להותיר דברים מחוץ לחוזה – כל הבטחה שנעשתה עבורכם על ידי איש המכירות, כדאי להכניסה לחוזה. בין אם מדובר בבר חינם או קישוט "על חשבון הבית" – בקשו שהכל יהיה כתוב בחוזה. גם אם יתחלף איש המכירות פתאום או שהתשלום נעשה למישהו אחר, החוזה מבטיח שלא יהיו אי הבנות וויכוחים מיותרים.
- לשכוח סעיף ביטול – אם חס וחלילה קורה דבר מה שיגרום לדחיית או ביטול האירוע, כדאי לדאוג מראש שיהיה סעיף ביטול, וכמה זה יעלה לכם.
